Microsoft Purview -tietoturva- ja vaatimustenmukaisuusratkaisujen kehitys jatkuu, ja uusi SharePoint Online -päivitys tuo mukanaan entistä paremman tietosuojan ja käyttöoikeuksien hallinnan ladattuihin tiedostoihin. Tämä uusi ominaisuus yhdistää SharePoint Online -kirjastojen käyttöoikeudet Purview-herkkyysluokitteluun ja -suojaukseen, mikä helpottaa tiedostojen hallintaa ja tietoturvan varmistamista organisaatioissa.
Miten ominaisuus toimii?
SharePoint Online -asiakirjakirjastojen omistajat voivat nyt määrittää herkkyysluokituksen koko kirjastolle. Tämä asetus soveltuu automaattisesti kaikkiin suojaamattomiin ja luokittelemattomiin Word-, Excel-, PowerPoint- ja PDF-tiedostoihin kyseisessä kirjastossa. Tämä uudistus tarjoaa:
- Helpomman tiedostojen massaluokittelun organisaation eri kirjastojen välillä.
- Tehokkaamman tietoturvan hallinnan, sillä tiedostojen suojauksen taso voidaan varmistaa suoraan kirjastotasolla.
- DLP (Data Loss Prevention) -toimintojen parannukset, joiden avulla järjestelmänvalvojat voivat seurata ja rajoittaa tiedostojen käyttöä entistä tarkemmin.
- Copilotin parannettu tietosuojaintegraatio, joka mahdollistaa paremman tiedonhallinnan tekoälyavusteisessa työskentelyssä.
Ladattujen tiedostojen suojauksen parannukset
Yksi tämän ominaisuuden keskeisistä eduista on ladattujen tiedostojen reaaliaikainen suojaus. Kun käyttäjä lataa tiedoston SharePoint Online -kirjastosta:
- Tiedosto säilyttää alkuperäiset käyttöoikeutensa myös SharePointin ulkopuolella.
- Käyttäjän käyttöoikeudet arvioidaan reaaliajassa, mikä takaa, että vain valtuutetut henkilöt voivat avata ja käyttää tiedostoa.
- Mikäli käyttäjä poistetaan asiakirjakirjastosta, hänen käyttöoikeutensa ladattuun tiedostoon perutaan automaattisesti.
Tämä uusi toimintamalli tarjoaa keskitetymmän ja hallitumman tiedostojen käyttöoikeusmallin, joka ei ole riippuvainen yksittäisten asiakirjojen käyttöoikeuksista, vaan perustuu suoraan asiakirjakirjaston käyttöoikeuksiin.
Julkaisuaikataulu ja saatavuus
Tämä ominaisuus tulee yleiseen saatavuuteen kesäkuussa 2025 (GA: June CY2025) ja se on osa Microsoft Purview Compliance Portal -ratkaisua SharePoint Online -ympäristössä.
Lisätietoja ja päivityksen käyttöönotto-ohjeet löytyvät Microsoftin virallisesta julkaisusta: Microsoft 365 Roadmap – SharePoint Online extends library permissions.
